Magma Works werkt samen in the cloud

Lois de Jong van het nieuwe online magazine Magma Works, geeft op de ondernemersdag van Fort aan de Klop een workshop over handige zakelijke tools op de Smartphone. Lois verdiept zich al geruime tijd in tools voor professionals die mobiel willen kunnen werken. Hij volgt de ontwikkelingen van productiviteits applicaties en online collaboratie tools voor teams op de voet, zoals die van het nog niet zo bekende, maar enorm krachtige Smartsheet.

‘Vooral Iphones en Android smartphones, bieden een groot arsenaal aan apps voor het vergroten van persoonlijke productiviteit”,vertelt Lois. “Een moderne smartphone synchroniseert naadloos met mooie online diensten als, Gmail, Google Calendar (Agenda), Evernote (veelzijdige online notitieblokken), Remember the Milk (taken programma), Dropbox/Sugarsync/Gdocs (online file sharing) en Mindmeister (mindmapping). Als je de juiste applicaties kent en wat handigheid ontwikkelt kun je als zzp-er een volwaardig nomadisch kantoor opzetten. Daar is niet veel voor nodig. Fatsoenlijke apparatuur, software en de juiste mindset dat wel…’

Smartsheet werkt ook op de Ipad en op elke smartphone, met internetverbinding

Online Collaboratie
Lois’ behoefte aan kennis over online collaboratie software als Smartsheet, is uit nood geboren. ‘Ik heb meegewerkt aan de organisatie van een groot aantal evenementen voor verschillende opdrachtgevers. Daarnaast had ik ook ander soort werk. Ik heb een cultureel magazine voor jongeren in Brabant opgezet, met naast een papieren editie ook een eigen video kanaal, waaraan een wisselend team van vrijwilligers meewerkte. Om het overzicht te kunnen behouden over al het werk van mijn verschillende lopende projecten, ben ik altijd op zoek geweest naar een goede flexibele tool. Ik denk dat ik misschien wel honderd heb uitgeprobeerd, in alle mogelijke combinaties. Het beste wat ik tot nu toe ben tegengekomen is Smartsheet. Het is een bijzonder flexibele projectmanagement tool, op basis van online spreadsheets. Het laat zich misschien wel het best omschrijven als Excel of Google docs, maar dan op steroïden…Perfect voor het aansturen van de teams van een organisatie. Maar ook een effectieve collaboratietool voor afstemming binnen de teams. Je importeert eenvoudig een exel sheet, om deze vervolgens om te toveren in een gantt chart, een soort tijdslijn weergave als in het plaatje bovenaan dit artikel. In de calendar view bekijk je de planning in een agenda weergave. Werkt je organisatie met Outlook of Gmail calendar? Ook daarmee werkt Smartsheet samen, middels een ical feed kun je die agenda’s ‘voeden’. Zo is elk team op de hoogte van wat er op stapel staat en staan alle neuzen altijd dezelfde kant op. Een feature van Smartsheet die daar extra aan bijdraagt is de mogelijkheid om op rij niveau discussie te voeren. Met Smartsheet kan nog veel meer, zoals het geautomatiseerd vergaren van gegevens, het verzenden van automatische updates naar teamleden met wie een sheet gedeeld is, und so weiter! Ik heb het systeem binnenstebuiten gekeerd en ken de mogelijkheden als geen ander. Ik laat me graag inhuren voor advies op maat over Smartsheet.’